Die Geschichte
Ein Ticket zu verkaufen klingt einfach. Wenn Besucher aber für das falsche Datum buchen und Mitarbeiter jede Änderung selbst erledigen müssen, kostet das viel Zeit. Genau das erlebte das Comicmuseum in Brüssel mit seinem früheren Online-Ticketsystem.
Tine, stellvertretende Direktorin und verantwortlich für die Besucherbetreuung, suchte eine Lösung, die dem Empfangsteam Arbeit abnimmt. Über Google kam sie zu Booqi.
Zu viel Zeit für Buchungen
Während der Pandemie musste das Museum schnell Tickets online verkaufen können. Es entschied sich für einen günstigen Anbieter, doch die Website war für Besucher unübersichtlich. Häufig bemerkten sie nicht, dass das Datum bereits ausgefüllt war, und buchten für den falschen Tag.
Das Empfangsteam musste diese Buchungen anschließend ändern. Auch Stornierungen und Rückerstattungen waren umständlich. Laut Tine ging fast die Hälfte der Arbeitszeit des Teams für Buchungen drauf. Dabei kümmern sich die Mitarbeiter vor allem um Gruppen, Führungen und Bildungsangebote.
Das Museum beendete die Zusammenarbeit mit diesem Anbieter. Besucher wollten ihre Tickets aber weiterhin im Voraus kaufen. Auf Wunsch des Vorstands prüfte Tine deshalb erneut die Möglichkeiten.
Ein System, das einfach funktioniert
Tine verglich mehrere Anbieter. Bei Booqi überzeugten sie die einfache Bedienung und die klaren Vereinbarungen. Das Museum konnte auf Provisionsbasis arbeiten, ohne einen mehrjährigen Vertrag abzuschließen.
Nach dem Kontakt mit Roel und später Raul erhielten Tine und eine weitere Person aus dem Team eine Einführung. Auch eigene Wünsche konnten sie einbringen. Das Museum wollte bestimmte Begriffe selbst ins Französische und Englische übersetzen, damit die Formulierungen für sein mehrsprachiges Publikum passen.
Booqi nahm diese Anpassungen vor. Nach Tines Erinnerung konnte das Museum nach etwa zwei bis drei Wochen starten.
Eine Erleichterung für das Empfangsteam
Die frühere Erfahrung hatte die Mitarbeiter zunächst skeptisch gemacht. Der Unterschied lag vor allem in der Arbeit, die sie nicht mehr selbst erledigen mussten. Besucher erhalten jetzt einen Link, über den sie ihre Buchung selbst ändern können.
„Wir müssen eigentlich gar nicht mehr daran denken. Es läuft“, erzählt Tine.
Die Mitarbeiter verkaufen weiterhin gern vor Ort, und die meisten Tickets werden noch an der Kasse verkauft. Trotzdem hilft das Online-Ticketing auch am Empfang. Wer schon bezahlt hat, muss dort keine Tickets mehr auswählen oder bezahlen.
Schnellerer Einlass an vollen Tagen
Wenn viel los ist, kann eine zweite Person die Tickets bereits in der Warteschlange scannen. Diese Besucher können anschließend weitergehen. So wird der Einlass schneller, obwohl der schmale Eingang keinen Platz für eine separate Schlange für Online-Buchungen lässt.
Eine Reservierung gibt deshalb keinen Vorrang. Das Museum erklärt dies mit Hinweisschildern. Laut Tine wartet niemand länger als eine Viertelstunde. Für sie zählt vor allem, dass alles reibungslos läuft.
Schnelle Antworten bei Fragen
Das Museum kann seine Fragen unkompliziert über den Chat stellen und bekommt in der Regel schnell eine Antwort. Tine findet die Zusammenarbeit angenehm und unkompliziert. Anderen Organisationen würde sie Booqi als flexibles, benutzerfreundliches und transparentes System mit schnellem Support beschreiben.
Bisher nutzt das Museum Booqi nur für den Online-Ticketverkauf. Es prüft auch, ob der Verkauf vor Ort bei Booqi gebündelt werden kann. Die bisherige Zusammenarbeit gibt dem Empfangsteam bereits mehr Zeit für seine Besucher.