Het verhaal
Een ticket verkopen lijkt eenvoudig. Maar als bezoekers voor de verkeerde datum boeken en medewerkers elke wijziging zelf moeten regelen, kan het veel tijd kosten. Dat merkte het Stripmuseum Brussel bij zijn vorige online ticketsysteem.
Tine, adjunct-directrice en verantwoordelijk voor de publiekswerking, zocht een oplossing die het onthaalteam minder werk zou bezorgen. Via Google kwam ze bij Booqi terecht.
Te veel tijd kwijt aan boekingen
Tijdens corona moest het museum snel online tickets kunnen verkopen. Het koos voor een goedkope aanbieder, maar de website was voor bezoekers niet duidelijk. Ze merkten vaak niet dat de datum al was ingevuld en reserveerden voor de verkeerde dag.
Het onthaalteam moest die boekingen vervolgens zelf aanpassen. Ook annuleringen en terugbetalingen waren omslachtig. Volgens Tine ging bijna de helft van de tijd van het team naar boekingen, terwijl de medewerkers vooral bezig horen te zijn met groepen, gidsen en de educatieve werking.
Het museum stopte met die aanbieder. Toch wilden bezoekers graag vooraf een kaartje kunnen kopen. Op verzoek van het bestuur onderzocht Tine daarom opnieuw de mogelijkheden.
Een systeem dat makkelijk werkt
Tine vergeleek verschillende leveranciers. Bij Booqi spraken het gebruiksgemak en de duidelijke afspraken haar aan. Het museum kon op commissiebasis werken, zonder een contract voor meerdere jaren te tekenen.
Na contact met Roel en later Raul kregen Tine en een collega uitleg over het systeem. Ook was er ruimte voor hun eigen wensen. Het museum wilde bepaalde termen zelf naar het Frans en Engels vertalen, zodat de teksten voor zijn meertalige publiek goed klopten.
Booqi paste dit aan. Volgens Tine kon het museum na ongeveer twee tot drie weken van start.
Een opluchting voor het onthaalteam
Door de eerdere ervaring waren medewerkers eerst huiverig voor een nieuw systeem. Het verschil zat vooral in het werk dat zij niet meer zelf hoefden te doen. Bezoekers krijgen nu een link waarmee ze hun reservering zelf kunnen omboeken.
“We moeten er eigenlijk niet meer aan denken. Het loopt,” vertelt Tine.
De medewerkers verkopen nog steeds graag ter plaatse en het grootste deel van de verkoop gaat via de kassa. Toch helpt online ticketing ook aan het onthaal. Wie vooraf heeft betaald, hoeft daar geen tickets meer te kiezen of af te rekenen.
Sneller door op drukke dagen
Als het druk is, kan een tweede medewerker tickets al in de wachtrij scannen. Die bezoekers kunnen daarna doorlopen. Zo gaat de toegang sneller, ook al heeft het museum door zijn smalle ingang geen aparte rij voor online boekingen.
Een reservering geeft daarom geen voorrang. Het museum legt dat uit met bordjes. Volgens Tine staat niemand langer dan een kwartier in de rij. Voor haar telt vooral dat het vlot blijft lopen.
Snel antwoord als er een vraag is
Het museum kan zijn vragen makkelijk via de chat stellen en krijgt over het algemeen snel antwoord. Tine vindt de samenwerking vlot en aangenaam. Als ze Booqi aan een andere organisatie zou omschrijven, noemt ze een soepel, gebruiksvriendelijk en transparant systeem met snelle support.
Voorlopig gebruikt het Stripmuseum Booqi alleen voor online ticketverkoop. Het museum onderzoekt ook of de verkoop ter plaatse bij Booqi kan worden ondergebracht. De huidige samenwerking geeft het onthaalteam ondertussen al meer ruimte voor het publiek.