Het verhaal
Bij de Oude en Nieuwe Kerk in Delft moest een nieuw idee ook praktisch gaan werken: een escape route door de monumentale kerken, met boekingen op vaste tijdsloten. Wouter van der Toorn, manager marketing en communicatie, zocht een manier om die ervaring naast het kerkbezoek en de concerten te organiseren. In het gesprek vertelt hij wat Booqi daarbij hielp regelen en wat hij aan de samenwerking heeft.
Wat Wouter nodig had
Toen Wouter bij de organisatie begon, was de bestaande online ticketverkoop lastig te doorgronden. De overdracht was onduidelijk en de leverancier moeilijk bereikbaar. Tegelijk wilde hij de boekingen voor de nieuwe escape route goed inrichten. Daarvoor waren tijdsloten, capaciteitslimieten en ruimte voor groepsboekingen nodig.
De kerken hadden bovendien verschillende toegangsregels. Eén kaartje geldt voor de Oude en Nieuwe Kerk, de toren is een derde bezoekerslocatie en de controle verschilt per locatie. Ook concertkaarten en vriendenabonnementen moesten een plek krijgen. Wouter zocht een platform dat die combinatie aankon.
Wat Booqi hielp inrichten
Via een collega kwam Wouter bij Booqi terecht. Wat hem aansprak, was dat het team met hem naar de vragen van de kerken keek: wat kon al, wat moest anders worden ingericht en wat was nog niet mogelijk? De online shop en de escape route werden ongeveer tegelijk gelanceerd, met tijdsloten en capaciteitsregels voor de boekingen.
Dat meedenken was nodig voor praktische situaties. Wouter noemt bijvoorbeeld een zakelijke groep die zes groepen achter elkaar wil laten deelnemen: hoe blokkeer je dan de juiste tijdsloten? Ook de toegang moest aansluiten op de locaties: handmatige controle bij de Oude Kerk en QR-codes bij een toegangspoort op een andere locatie.
Wat er in het dagelijkse werk veranderde
Niet elke toepassing stond vooraf op een lijst. Concertorganisatoren die hun kaarten via de kerken regelen, kunnen een telefoon activeren om tickets te scannen. Voor medewerkers bij de ingang blijft het werk eenvoudig: scannen.
Ook aanmeldingen voor expositieopeningen lopen inmiddels via Booqi. Eerder gebruikte het team daarvoor een Google Form. Nu geven gasten via Booqi aan met hoeveel mensen ze komen en ontvangen ze automatisch een bevestiging per e-mail. Daar is dus geen apart aanmeldformulier meer voor nodig.
De financiële administratie vroeg in het begin om extra afstemming. Wouter bracht de administratie rechtstreeks met Booqi in contact om te bespreken welke gegevens nodig waren en wat kon worden ingericht of ontwikkeld. Volgens hem lopen de rapportages en imports inmiddels vlekkeloos.
Waarom Wouter de samenwerking waardeert
Voor Wouter is bereikbaarheid een belangrijke reden om met Booqi te blijven werken. Bij een praktische vraag wil hij iemand spreken die begrijpt wat de kerken nodig hebben en helpt een oplossing te vinden. Bij zulke vragen neemt hij rechtstreeks contact op met zijn contactpersoon, bijvoorbeeld via WhatsApp.
Wanneer andere culturele organisaties hem naar Booqi vragen, vertelt hij vooral over die ervaring. Zijn advies is om bestaande gebruikers te vragen hoe de samenwerking na een paar jaar nog bevalt. Wouter wil weten wie er helpt wanneer iets niet werkt. Dat dagelijkse contact geeft hem het vertrouwen om met Booqi verder te werken.