Die Geschichte
Bei der Oude und Nieuwe Kerk in Delft musste eine neue Idee auch praktisch funktionieren: eine Escape Route durch die historischen Kirchen, mit Buchungen für feste Zeitfenster. Wouter van der Toorn, Leiter Marketing und Kommunikation, wollte dieses Erlebnis neben Kirchenbesuchen und Konzerten organisieren. Im Gespräch erzählt er, was Booqi dabei einrichten half und was ihm die Zusammenarbeit bringt.
Was Wouter brauchte
Als Wouter bei der Organisation anfing, war der bestehende Online-Ticketverkauf schwer zu durchschauen. Die Übergabe war unklar und der Anbieter kaum erreichbar. Gleichzeitig wollte er die Buchungen für die neue Escape Route richtig einrichten. Dafür waren Zeitfenster, Kapazitätsgrenzen und Möglichkeiten für Gruppenbuchungen erforderlich.
Hinzu kamen unterschiedliche Einlassregeln. Eine Eintrittskarte gilt für die Oude und Nieuwe Kerk, der Turm ist ein dritter Besucherstandort, und die Kontrolle unterscheidet sich je nach Standort. Auch Konzertkarten und Mitgliedschaften im Freundeskreis sollten berücksichtigt werden. Wouter suchte eine Plattform, die diese Kombination abdecken konnte.
Was Booqi einrichten half
Über einen Kollegen kam Wouter zu Booqi. Ihm gefiel, dass das Team die Fragen der Kirchen gemeinsam mit ihm durchging: Was war bereits möglich, was musste anders eingerichtet werden und was ging noch nicht? Der Online-Shop und die Escape Route gingen ungefähr zeitgleich an den Start, mit Zeitfenstern und Kapazitätsregeln für die Buchungen.
Dieses Mitdenken war für praktische Situationen nötig. Wouter nennt etwa ein Unternehmen, das sechs Gruppen nacheinander teilnehmen lassen möchte: Wie blockiert man dafür die richtigen Zeitfenster? Auch der Einlass musste zu den Standorten passen: manuelle Kontrolle an der Oude Kerk und QR-Codes an einem Zugangstor an einem anderen Standort.
Was sich im Arbeitsalltag änderte
Nicht jede Anwendung stand von Anfang an auf einer Liste. Konzertveranstalter, die ihre Karten über die Kirchen abwickeln, können ein Smartphone zum Scannen freischalten. Für die Mitarbeitenden am Eingang bleibt die Aufgabe einfach: scannen.
Auch Anmeldungen zu Ausstellungseröffnungen laufen inzwischen über Booqi. Früher nutzte das Team dafür ein Google Form. Heute geben Gäste über Booqi die Zahl der Teilnehmenden an und erhalten automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Ein separates Anmeldeformular ist dafür nicht mehr nötig.
Die Finanzverwaltung erforderte anfangs zusätzliche Abstimmung. Wouter brachte das Verwaltungsteam direkt mit Booqi zusammen, um die benötigten Daten und mögliche Anpassungen oder Entwicklungen zu besprechen. Seiner Aussage nach laufen Berichte und Importe inzwischen reibungslos.
Warum Wouter die Zusammenarbeit schätzt
Für Wouter ist die Erreichbarkeit ein wichtiger Grund, weiter mit Booqi zu arbeiten. Bei einer praktischen Frage möchte er jemanden sprechen, der die Anforderungen der Kirchen versteht und bei einer Lösung hilft. Bei solchen Fragen wendet er sich direkt an seinen Ansprechpartner, zum Beispiel über WhatsApp.
Wenn andere Kultureinrichtungen ihn nach Booqi fragen, erzählt er vor allem von dieser Erfahrung. Sein Rat ist, bestehende Nutzer zu fragen, wie die Zusammenarbeit nach einigen Jahren noch läuft. Wouter möchte wissen, wer hilft, wenn etwas nicht funktioniert. Dieser Kontakt im Alltag gibt ihm das Vertrauen, weiter mit Booqi zu arbeiten.