L’histoire
Aux Oude et Nieuwe Kerk de Delft, une nouvelle idée devait aussi fonctionner dans la pratique : un parcours énigmes à travers les églises historiques, avec des réservations sur créneaux horaires. Wouter van der Toorn, responsable marketing et communication, cherchait à organiser cette expérience à côté des visites et des concerts. Dans l’entretien, il explique ce que Booqi a aidé à mettre en place et ce que la collaboration lui apporte.
Ce dont Wouter avait besoin
Lorsque Wouter a rejoint l’organisation, la billetterie en ligne existante était difficile à comprendre. La transmission des informations était peu claire et le prestataire difficile à joindre. En parallèle, il voulait configurer correctement les réservations du nouveau parcours énigmes. Il fallait des créneaux horaires, des limites de capacité et des possibilités de réservation pour les groupes.
Les églises avaient aussi différentes règles d’accès. Un même billet donne accès aux Oude et Nieuwe Kerk, la tour est un troisième lieu de visite et les contrôles varient selon le site. Il fallait également prévoir les places de concert et les abonnements des amis des églises. Wouter cherchait une plateforme capable de gérer cette combinaison.
Ce que Booqi a aidé à mettre en place
Un collègue a mis Wouter en relation avec Booqi. Ce qui lui a plu, c’est que l’équipe a étudié avec lui les questions des églises : qu’était-il déjà possible de faire, que fallait-il configurer autrement et qu’est-ce qui ne pouvait pas encore être fait ? La boutique en ligne et le parcours énigmes ont été lancés à peu près au même moment, avec des créneaux et des règles de capacité pour les réservations.
Cette réflexion commune était nécessaire pour les situations concrètes. Wouter cite une entreprise souhaitant faire participer six groupes à la suite : comment bloquer les bons créneaux ? Les accès devaient aussi correspondre aux lieux : contrôle manuel à la Oude Kerk et QR codes à un portillon sur un autre site.
Ce qui a changé au quotidien
Tous les usages ne figuraient pas sur une liste au départ. Les organisateurs de concerts qui gèrent leurs billets par l’intermédiaire des églises peuvent activer un téléphone pour les scanner. Pour le personnel à l’entrée, la tâche reste simple : scanner.
Les inscriptions aux vernissages passent désormais aussi par Booqi. Auparavant, l’équipe utilisait un Google Form. Les invités indiquent maintenant dans Booqi le nombre de participants et reçoivent automatiquement une confirmation par e-mail. Un formulaire d’inscription distinct n’est plus nécessaire pour cela.
La gestion financière a demandé davantage de coordination au départ. Wouter a mis l’équipe administrative directement en relation avec Booqi pour discuter des données nécessaires et des configurations ou développements possibles. Selon lui, les rapports et les imports fonctionnent maintenant sans difficulté.
Pourquoi Wouter apprécie la collaboration
Pour Wouter, la disponibilité des interlocuteurs est une raison importante de continuer à travailler avec Booqi. Face à une question concrète, il souhaite parler à quelqu’un qui comprend les besoins des églises et l’aide à trouver une solution. Pour ces questions, il contacte directement son interlocuteur, par exemple sur WhatsApp.
Quand d’autres organisations culturelles l’interrogent sur Booqi, il parle surtout de cette expérience. Son conseil est de demander aux utilisateurs existants comment la collaboration se passe après quelques années. Wouter veut savoir qui l’aide lorsque quelque chose ne fonctionne pas. Ces échanges au quotidien lui donnent confiance pour continuer à travailler avec Booqi.